南充职业技术学院档案管理暂行办法

第一章  总则

第一条  为进一步加强新形势下南充职业技术学院（以下简称学院）档案工作，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学院档案管理办法》、四川省《高等学院档案管理办法》实施细则等法律法规，结合我院实际，制定本暂行办法。

第二条 学院档案是指学院成立以来在党政管理、教学、科研、以及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。它真实地反映了学院的发展历史沿革，是学院的宝贵财富。  

第三条 学院档案是国家档案资源的重要组成部分，是高等教育事业科学发展的重要依据，学院应维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。

第四条 学院档案工作是学院各项工作的组成部分，是学院建设和发展的重要基础工作之一，是反映和维护学院历史真实面貌的一项重要事业。学院把档案工作纳入总体发展规划，纳入议事议程、纳入教学、科研和行政管理人员的岗位职责之内，建立健全档案管理制度和档案工作检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，对档案实行统一领导、统一管理，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为学院的改革发展提供有效服务。

第二章  机构与职责

第五条 学院档案工作由学院院长领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策，批准学院档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学院整体发展规划，列入工作考核检查的内容；

（三）建立健全与办学规模相适应的档案管理机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第六条 主管档案工作院领导协助院长负责档案工作，其主要职责是：

（一）制订实施学院档案工作中长期发展规划；

（二）组织协调学院档案机构和全院各部门的档案工作，确保档案管理工作的有效运行和科学发展；

（三）听取档案部门工作汇报，研究并协调解决档案工作中的重大问题，为学院档案工作的发展创造良好条件；

（四）监督检查学院档案工作，组织开展学院档案工作评估。

第七条 学院设立综合档案室，隶属学院办公室。学院综合档案室是学院档案工作的职能管理部门，是永久保存和提供本院档案服务的专门机构。

第八条 学院根据综合档案室的档案数量和工作任务确定专职档案人员人数。专职档案人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学院同级别教学、科研和管理人员同等待遇。

第九条 学院对长期接触有毒有害物质的档案人员，按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按照有关规定予以补助。

第十条 学院对档案人员中的涉密人员，应按照有关规定予以专项补助。

第十一条 学院实行部门立卷归档制度。各部门负责人应对本部门归档文件的完整性和系统性负责。各系、教研室、各职能部门均为立卷部门。各立卷部门要确定一位负责人分管本部门的档案工作，并配备一名兼职档案员。具体承办本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档和移交工作，兼职档案员要相对稳定以保证归档工作的顺利完成。

第十二条 学院综合档案室与专兼职档案员的主要职责。

（一）学院综合档案室主要职责：

1.负责宣传、贯彻执行关于档案工作的法令、政策、规定，并完成上级有关部门下达的有关档案业务工作；

2.负责制定和组织实施学院档案工作的各项规章制度，并负责学院各部门档案业务的指导、检查和监督工作。加强档案工作的规范化、标准化、制度化建设，不断提高现代化管理水平；

3.负责收集、征集、整理、分类、鉴定、统计、保管学院各类档案及有关材料。维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作；

4. 编制检索工具，编研、出版档案资料，开发档案信息资源,满足学院师生和社会各方面的需要；

5.组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

6. 开展档案利用工作、兼职人员的业务培训及完成日常管理工作。

（二）专职档案管理员职责:

1．认真学习和贯彻执行上级、学院有关档案工作的方针、政策和法规，积极参与分管档案工作的业务规范的制定、修订工作，维护学院档案的安全；

2．遵纪守法、爱岗敬业，悉心钻研业务，不断提高业务能力和水平。谙熟分管档案的同时，主动熟悉室藏其它档案，分工的同时注重协作；

3．指导、监督、检查分管档案的文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

4．负责分管档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用等业务工作；

5．积极参与档案信息资源开发工作、学院档案数字化、信息化工作，提高工作效率和服务水平；

6．实践中不断总结经验、提升理论，积极参加各级档案学术交流活动以及完成领导交办的其他任务。

（三）兼职档案员职责：

1.学院各系(教研室)、各职能部门兼职从事档案管理的工作人员，均为学院兼职档案员；

2.兼职档案员要热爱档案工作,积极、认真钻研业务，不断提高工作水平；

3.兼职档案员要坚持平时立卷。根据本部门不同种类文件形成的特征，及时制订案卷类目，合理分类存放，便于平时利用和立卷归档；

4.兼职档案员负责本部门单位文件材料的形成、积累、保管、整理和立卷归档工作，保证文件材料完整、准确和系统；

5.兼职档案员要主动接受档案室的业务指导和监督检查，并按规定时间向档案室归档。归档案卷应做到组卷合理、编写页号准确、卷内目录、案卷目录填写清楚、案卷标题简明扼要；

6.兼职档案员要积极宣传和执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》。注意文件材料的安全和保密工作。

第三章 经费、库房和设备

第十三条 学院保证档案工作经费的需要，所需经费列入学院预算。

第十四条 学院根据国家教育部有关高校档案（室）馆建设的有关要求，遵循方便利用、安全保管、有利于发展的原则，为综合档案室提供专用的符合档案管理要求的档案工作用房和档案装具。

第十五条 学院根据发展需要，有计划的为学院档案室配备必要的设备，以逐步实现档案管理现代化。

第四章  收集、整理与归档

第十六条 学院严格执行归档制度,并将制度纳入党政、教学、科研等管理人员的职责范围,作到应归档的文件材料,必须完整、准确、系统地保存。

第十七条  学院文件材料的归档范围主要包括：

（一）党群类：主要包括本院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与高校关于党群工作的文件材料。

（二）行政类：主要包括本院行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与高校关于行政管理的材料。

（三）教学类：主要包括反映上级机关与本院教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

（四）科研类：主要包括反映本院科研管理、课题立项、研究准备、研究实验、总结鉴定、成果申报、推广应用等科研活动的文件材料。

（五）基本建设类：主要包括反映本院基本建设项目管理和项目的提出、调研、可行性研究、勘察、测绘、设计及审批文件,招投标文件与合同书,施工、监理、竣工验收、工程创优等文件材料。

（六）仪器设备类：主要包括本院仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

（七）产品生产类：主要包括学院在产学研和职务成果转化过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（八）出版物类：主要包括本院自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（九）外事类：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；开展校际交流、中外合作办学、境外办学等相关材料；授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十）财会类：主要包括学院在会计活动中形成的财务管理、财务预算、会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等文件材料。

第十八条 归档的文件材料应完整、准确、系统，载体和书写印制材料应符合档案保护要求。

第十九条  文件材料归档时间和档案移交手续。

（一）归档时间：

1.党群类、行政类、产品生产类、出版物类、外事类、仪器设备类文件材料应在次年6月底前归档；

2.教学类文件材料应在次年寒假前归档；

3.科研类文件材料应在项目完成后2个月内归档；

4.基本建设类文件材料应在项目完成后3个月内归档；

5.重大活动档案应在活动结束后2个月内归档；

7.声像类档案应于录制编辑试放后2个月内归档；

8.实物类档案应在次年4月底前归档。

   第二十条  当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由学院财务处临时保管1年，再移交综合档案室保管。因工作需要确需推迟移交的，应经学院领导同意。

学院财务处临时保管会计档案最长不超过3年。临时保管期间，会计档案的保管应符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

（二）档案移交手续

学院综合档案室接收档案时，必须履行手续。归档时交接双方当面点清，填写档案移交目录一式两份。

第二十一条 凡由本院与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存整套档案，协作单位除保存与自己承担的任务有关的档案正本以外，还应将复制件送主办单位保存。  

第二十二条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务的活动中形成的各种载体的具有保存价值的文件材料，必须按统一的移交时间，将手中的文件材料交给本部门兼职档案员。任何个人不得据为己有或者拒绝归档。对个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学院或学院综合档案室有权向他们征集或接受捐赠，对捐赠的档案，视其贵重程度，学院给予奖励。

第五章  保管与保护

第二十三条 学院综合档案室对接收的档案，按照便于保管、利用的原则，对各类档案进行科学的分类、整理、编号、排架。

第二十四条 学院综合档案室要落实档案的安全保卫措施。健全保密制度。切实做好各种防范工作。对已经破损或者字迹褪色的档案，应及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应及时数字化，加工成电子档案保管。学院为档案的保护工作提供必要的条件。

第二十五条 档案的鉴定与销毁 ：

（一）档案的鉴定工作应在主管院领导领导下，由学院综合档案室与档案形成部门的负责人组成鉴定小组，负责对已过保密期限或保管期限的档案进行鉴定，做出处理决定；

（二）需要销毁的档案应登记造册并报请主管院领导批准予以销毁。

第二十六条 档案的统计 ：

学院综合档案室应对档案的收进、移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计。并按照有关规定向上级有关部门报送档案工作基本情况统计。

第二十七条  学院开展档案安全保密检查，严防档案损毁和失泄密等事件发生，确保档案实体和档案信息的绝对安全。

第二十八条  学院建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度，防止突发事件和自然灾害对档案造成毁灭性的破坏，提高学院档案抗风险能力。

第六章  利用与公布

第二十九条  高校档案按照国家有关规定向全院和社会开放。学院保存的各类档案主要为本院服务。如外单位及个人利用我院保存的档案，必须持有合法证明，经学院主管领导同意，方可查阅。

第三十条 档案开放应遵循下列原则：

（一）凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属于开放范围的档案，并可以摘录或复制；

（二）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，必须经有关主管部门介绍；  

（三）外国机关和个人要求利用档案，应按国家有关规定办理。

第三十一条 学院综合档案室按照国家有关规定公布档案。未经学院授权，任何组织或个人无权公布学院档案。

属下列情况之一者不宜开放：  

（一）涉及学院商业秘密及党和国家机密的;  

（二）档案形成部门或个人规定限制利用的;

（三）涉及个人隐私的;

（四）学院领导认为不宜开放的。  

第三十二条 对于要求查阅、摘录、复制尚未开放的档案须经学院档案管理主管领导同意。涉及部门归档限制利用的,须经部门负责人同意。

第三十三条 对借出的档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报院领导并按规定严肃处理。

第三十四条 对于重要、珍贵的档案和资料，一般不提供原件使用。

第三十五条 学院综合档案室应积极开展档案的编研工作。出版和公布档案，须经档案形成部门同意，并报请主管院领导批准。

第七章  奖励与处罚

第三十六条  学院对在档案工作中做出下列贡献的部门或个人，应给予表彰与奖励。

（一）在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著的；

（二）在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的；

（三）在档案理论、技术和方法研究中成绩显著的；

（四）将重要或珍贵档案捐赠给学院综合档案室的；

（五）在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。

第三十七条 有下列行为之一的，学院应对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有的；

（二）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的；

（三）涂改、伪造档案或擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的；

（四）擅自提供、抄录、复制档案或公布未开放档案的；

（五）出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的；

（六）未配备确保档案安全保管的设施设备，或明知所保管的档案面临危险而不采取措施，导致档案安全事故发生的；

（七）档案安全事故发生后，不及时组织抢救或隐瞒不报、虚假报告或不及时报告，阻挠有关部门调查的；

（八）其他违反档案法律法规的行为。

第八章  附则

第三十八条  本管理暂行办法由学院办公室负责解释。

第三十九条 本管理暂行办法自发布之日起执行。